会議そのものより、その前後に時間がかかっていませんか。日程を合わせるためのやり取り、招集の文面、集まったあとに「今日は何を決めるんでしたっけ」から始まる時間。
予定表と施設の予約はシステムが解決しました。残っているのは言葉で伝える部分です。ここはAIで軽くできます。
本記事はグループウェアの提供元による公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、予定表を共有している会社の会議の進め方について書いています。
会議の前後で時間がかかっている場所
| 場面 | 起きていること |
|---|---|
| 日程を決める | 候補を出して、返事を待って、また出す |
| 招集する | 件名と本文に何を書くか毎回考える |
| 会議が始まる | 前回の確認と、目的の共有で10分使う |
| 会議のあと | 欠席者への説明を個別にする |
4つとも、会議の中身とは別の作業です。参加人数が増えるほど、この時間も増えます。
招集文に何を書くか
招集の文面で迷うのは、書くことが決まっていないからです。形を決めてしまえば、毎回考える必要がなくなります。
会議の招集文を作ります。次の形にしてください。 ・この会議で決めること（1〜3個。箇条書き） ・決めない、共有だけの項目（あれば） ・参加者が事前に見ておくもの ・当日話さないこと（範囲外にする話題） 【手元のメモ】 （決めたいこと、背景を箇条書きで貼る） メモにない議題を足さないでください。 決めることと共有することは必ず分けてください。
「当日話さないこと」を書くのが効きます。会議が長くなる原因の多くは、関連する別の話題に流れることです。先に範囲外だと書いておくと、その場で戻しやすくなります。
目的が書けない会議は、見直す機会になる
上の形で書こうとすると、「決めること」が1つも書けない会議があることに気づきます。共有だけなら、集まらずに文書で足りるかもしれません。
この気づき自体が、会議を減らす手がかりになります。AIに書かせる作業の副産物ですが、効果としては大きい部分です。
ただし、顔を合わせること自体が目的の会議もあります。そこは数字や効率で判断しないでください。減らすかどうかは人が決めます。
日程調整のやり取りを減らす
社内なら予定表で空きが見えますが、社外の相手が入ると往復が始まります。候補を3つ出して、合わなくてまた3つ出す、という繰り返しです。
自分の空き時間の一覧をAIに渡して、「相手に送る候補日の文面にしてください。2週目までの候補を、曜日と時間帯が偏らないように選んでください」と頼みます。偏らせないのが要点です。午前ばかり、週前半ばかりの候補だと、合わない確率が上がります。
相手から日程の希望が文章で返ってきたときも、そのまま渡して「日時の候補を一覧にしてください」と頼めば、予定表に入れる形になります。
会議の前に、資料を読んでもらう
資料を事前に配っても読まれないのは、量が多く、どこを見ればよいか分からないからです。
資料をAIに渡して、「この資料のうち、会議で意見をもらいたい箇所だけを3つ挙げ、それぞれ2行で説明してください」と頼みます。できた3行を招集文に入れておけば、読む人の負担が下がります。
資料そのものを短くする必要はありません。入口を作るだけで、読まれ方が変わります。
欠席した人への共有
議事録をそのまま送っても、欠席者には分かりにくいことがあります。経緯を知らないまま結論だけを読むことになるからです。
議事録をAIに渡して、「この会議に出ていない人向けに、決まったことと、その人に関係する部分だけをまとめてください」と頼みます。全員に同じ文章を送るより、部署ごとに分けたほうが読まれます。
なお、議事録そのものの作り方は別の記事にまとめています。ここでは、できた議事録を誰にどう届けるかの部分だけを扱っています。
定例会議を見直す
定例会議は、始めた理由が忘れられたまま続いていることがあります。予定表に入っているので、疑われません。
過去3か月分の議事録をまとめてAIに渡し、「毎回議題に上がっているもの」「一度しか出ていないもの」「決定に至っていない議題」を挙げさせます。
決定に至っていない議題が毎回繰り返されている場合、その場では決められない種類の話である可能性があります。会議の頻度ではなく、決め方を変える必要があるかもしれません。
予定や議事録を外部のAIに入れてよいか
予定表と議事録には、取引先名、訪問先、社内の人事の動き、まだ公表されていない案件が含まれます。
- 人事・評価に関する会議の記録は渡さない。用途を問わず、入れない運用にしてください
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- お客様が参加した会議の記録は、自社だけのものではありません
- 会社として外部のAIを使ってよいか、社内の取り決めを確認する
招集文を作るだけなら、自分が書いたメモを渡すだけで済みます。予定表そのものを渡す必要はありません。
システム側の機能で足りるかを先に見る
AIを足す前に、使っているグループウェアに同じ機能がないか確認してください。空き時間の自動抽出、出欠の確認、施設の予約、繰り返しの予定、テンプレートといった仕組みが用意されていることがあります。
日程調整はシステム側の機能のほうが確実です。実際の予定と連動するためです。どんな機能があるかは、提供元の公式サイトやヘルプでご確認ください。
AIを使うのは、招集文の中身と、会議のあとの共有です。日程そのものを扱う話ではありません。
まず試すなら
次の会議の招集文を、上の形で作ってみてください。「決めること」を書こうとして手が止まったら、それがその会議の課題です。文面を整える以上のことが分かります。
会議の記録そのものは会議の録音からAIで議事録を作る手順、配る資料は説明資料の下書きをAIで作る手順にまとめています。ほかの業務はどの業務からAIを使い始めるかから探せます。
社内で進めるときの順番は中小企業のためのAI活用 はじめの一歩ガイド、始める前に確かめておくことはAI活用を始める前に確認しておきたいことにまとめています。
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