文書も表計算もメールも、同じ場所で使えるようになりました。それでも白紙の文書を前にして、書き出しで止まる時間は変わっていません。
道具が揃っていることと、作業が速いことは別です。中身を考える部分は人に残ったままです。ここはAIで軽くできます。
本記事はオフィススイートの提供元による公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、クラウドの文書・表計算を日常的に使っている会社の進め方について書いています。
道具が揃っても残る作業
| 作業 | 残っている理由 |
|---|---|
| 文書の構成を考える | 白紙から順番を組み立てている |
| 表の項目を決める | あとから足すことになり、作り直す |
| 関数を調べる | やりたいことを何と呼ぶか分からない |
| ファイルを探す | 名前の付け方が人によって違う |
3つ目が独特です。「やりたいことを表す言葉」が分からないと、検索もできません。ここはAIが得意な部分です。
文書は、骨組みだけ作らせる
文章全体をAIに書かせると、それらしいが中身のないものができます。直す時間のほうが長くなります。
次の内容で文書を作ります。見出しの構成だけを出してください。 【伝えたいこと】 （箇条書きで貼る） 【読む人】 （誰が、何を判断するために読むか） ・見出しだけを、順番に並べてください ・本文は書かないでください ・それぞれの見出しで何を書くべきかを、1行で添えてください 書かれていない論点を足さないでください。
「本文は書かないでください」が要点です。構成が決まれば、書く作業は速く終わります。止まっていたのは、書けないからではなく順番が決まっていなかったからです。
表の項目を、作り始める前に決める
表計算でよくある失敗は、作りながら列を足していくことです。途中から項目が増えると、前の行が空欄のままになり、集計できなくなります。
何を管理したいかと、最終的に何を知りたいかをAIに伝えて、必要な列を挙げさせます。「毎月の件数と、担当者ごとの内訳を出したい」と伝えれば、そのために必要な列が出てきます。
このとき、日付は年月日を分けずに1列にすることなど、後から集計しやすい形も一緒に聞いておくと、作り直しが減ります。
やりたいことを、言葉にしてもらう
関数が分からないとき、困るのは検索する言葉が分からないことです。「別の表から持ってきたい」が何という機能なのかを知らなければ、調べようがありません。
AIには、やりたいことを日常の言葉で伝えて構いません。「この列と同じ名前の行を、別のシートから探して金額を持ってきたい」と書けば、どの関数を使うかが返ってきます。
出てきた式は、小さな範囲で試してから本番の表に入れてください。AIが出す式は、表の形を実際に見ているわけではないので、列の位置がずれていることがあります。
計算結果そのものは任せない
数字を貼って「合計を出して」と頼まないでください。AIの計算は間違えることがあります。表計算に式を入れれば、元の数字が変わったときも結果が追従します。
AIに向いているのは、式を作る作業であって、計算そのものではありません。この区別を間違えると、気づかないまま誤った数字を使うことになります。
同じ理由で、貼り付けた表から「傾向を読んでください」と頼むときも注意が要ります。件数の多い少ないを言葉で説明させるのは構いませんが、その中に出てくる数字は自分で確かめてください。合計や平均が本文に書かれていたら、それは計算された結果ではなく、文章として作られたものである可能性があります。
ファイルが探せなくなったとき
共有の場所にファイルが増えると、「最新版」「最終」「確定版」が並びます。どれが本当に最新か分かりません。
ファイル名の一覧をAIに渡して、「同じものを指していると思われるものをまとめ、中身が分からない名前を挙げてください」と頼みます。名前の形は「案件名 種類 日付」のように決めておきます。
なお、クラウドの文書は版が自動で記録されるので、日付をファイル名に入れて複製する必要はありません。複製をやめるだけで、「どれが最新か」の問題はなくなります。
共有の範囲を確かめる
クラウドの文書は、リンクを知っていれば誰でも見られる設定になっていることがあります。社外に出したくない資料が、その状態のまま置かれていることがあります。
これはAIで解決する話ではありません。共有の設定を確認する担当と、確認の頻度を決めてください。特に、社外の人と一度共有したファイルは、案件が終わったあとに見直しが要ります。
文書の内容を外部のAIに入れてよいか
- 取引先名、金額、個人の情報は外して渡す。構成を考えるだけなら、それで成立します
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- 人事、給与、健康に関する文書は渡さない
- お客様と秘密保持の取り決めがある資料は渡さない
- 会社として外部のAIを使ってよいか、社内の取り決めを確認する
関数の相談なら、実際のデータを渡す必要はありません。列の並びと、やりたいことを書けば足ります。
システム側の機能で足りるかを先に見る
AIを足す前に、使っているサービスに同じ機能がないか確認してください。文書のひな形、入力の候補、表の自動集計、版の履歴、検索といった仕組みが用意されていることがあります。AIの機能が組み込まれている場合もあります。
組み込みの機能で済むなら、その方が確実です。データが外に出ませんし、文書を開いたまま使えます。どんな機能があるかは、提供元の公式サイトやヘルプでご確認ください。
AIを使うのは、白紙から構成を作る部分と、やりたいことを機能の名前に変える部分です。
まず試すなら
次に作る文書の見出しだけを作らせてみてください。本文を書かせないので短時間で終わり、そのまま書き始められます。止まっていた原因が、構成が決まっていなかったことだと分かるはずです。
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