楽楽精算を使う会社のAI活用｜申請する側の手間

経費精算システムを入れたのに、申請する側の手間は減っていない。月末になると、領収書を並べて、何のための費用だったかを思い出しながら、申請理由を一件ずつ打ち込んでいます。

システムが速くしたのは、提出してから承認されるまでの流れです。その手前にある「思い出す」「書く」「調べる」は、いまも人がやっています。ここはAIで軽くできます。

本記事は経費精算サービスの提供元による公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、経費精算システムを使っている会社で、申請する人の手元に残っている作業について書いています。

申請する側で時間がかかっている場所

経理側の話は語られますが、申請する社員の側にも同じだけ時間がかかっています。

作業	時間がかかる理由
申請理由を書く	何をどこまで書けばよいか決まっていない
何の費用か思い出す	月末にまとめて処理するので記憶が薄れている
規程を調べる	条文の形なので、必要な箇所を探せない
差し戻しを直す	何が足りなかったのかが分からない

4つとも、システムの入力欄を埋める速さの問題ではありません。書く中身が決まっていないことから来ています。

申請理由の型を、自分の過去の申請から作る

最初にやると効くのは、自分が通してきた申請を見返すことです。承認された申請は、その会社で通る書き方の見本になっています。

過去に承認された経費申請の理由欄です。

【内容】
（自分の申請を半年分ほど貼る。金額は不要）

次を出してください。
・費用の種類ごとに、書き方のパターンを分類してください
・同じ種類なのに書き方が違っているものを挙げてください
・書く項目の並び（何を先に書いているか）をまとめてください

貼った内容にない申請を作らないでください。

出てきた並びを、費用の種類ごとの穴埋めの形にしておきます。「交通費なら〔訪問先〕〔用件〕〔同行者〕」「会議費なら〔相手〕〔人数〕〔目的〕」といった形です。

次の月からは、この形に沿って埋めるだけになります。毎回ゼロから文章を考える作業がなくなります。

出張をまとめて申請するとき

日帰りの交通費なら単純ですが、出張は件数が増えます。移動、宿泊、食事、現地での移動、手土産。それぞれに理由を書くことになります。

出張から戻った日に、行程を箇条書きで残しておくのが最も効きます。スマートフォンの音声入力で「何日、どこへ、誰と、何のため」を吹き込むだけで構いません。

その行程と領収書の一覧をAIに渡し、「次の行程をもとに、領収書ごとの申請理由を作ってください。行程に書かれていない用件を足さないでください」と頼みます。後から思い出す作業が丸ごとなくなります。

差し戻されたときに、何が足りないかを読む

差し戻しのコメントは短いことが多く、「理由を具体的に」「規程を確認してください」だけで返ってくることがあります。何を足せばよいかは書かれていません。

自分の申請内容と、差し戻しのコメントと、社内の経費規程の該当部分をAIに渡して、「このコメントは、何が書かれていないことを指していると考えられますか」と聞きます。足りない項目が言葉になって出てきます。

ただし、AIの答えは推測です。出てきた内容をそのまま書き足すのではなく、「この理解で合っていますか」と経理に一度確認してください。同じ差し戻しを繰り返すより、一度聞いたほうが早く終わります。

規程を調べる手間を減らす

経費規程は条文の形で書かれていることが多く、「駐車場代は出るのか」を知りたいだけなのに、該当箇所を探すのに時間がかかります。

規程の全文をAIに渡して、「申請する人がよく知りたいことを、質問と回答の形にしてください。規程に書かれていないことは『規程に記載なし』としてください」と頼みます。

最後の一文が要点です。これを付けないと、AIが一般論で答えを埋めてしまいます。「一般的には認められます」という回答は、自社の規程とは関係がありません。

できた質問と回答は、自分の手元に置くだけでも役に立ちます。部署で共有する場合は、内容が規程と合っているかを総務や経理に確認してから配ってください。

領収書の但し書きが「品代」のとき

受け取った領収書の但し書きが「品代」「お品代」としか書かれていないことがあります。後から見ても中身が分かりません。

本来は受け取るときに書いてもらうのが確実ですが、言い出しにくい場面もあります。その場合は、受け取った直後に自分でメモを残してください。領収書を撮影したうえで、音声で「何を買ったか」を一言残すだけで十分です。

月末に、そのメモをまとめてAIに渡し、日付と内容の対応表に整えます。領収書とメモを突き合わせる作業だけが残り、思い出す作業はなくなります。

経理側と申請側で、見えているものが違う

差し戻しが続くとき、どちらかが悪いわけではないことがほとんどです。見えているものが違うだけです。

	申請する側	経理・承認する側
知っていること	その日の状況、相手、経緯	規程、過去の処理、税務上の扱い
知らないこと	どこまで書けば足りるか	その費用が何のためだったか
困っていること	毎回考えるのに時間がかかる	確認の往復が多い

申請理由の型を作る作業は、この差を埋める作業です。申請する側は考える手間が減り、経理側は確認の往復が減ります。型ができたら経理に見せて、「この書き方で足りますか」と一度聞いておくと確実です。

経費のデータを外部のAIに入れてよいか

経費の申請内容には、取引先名、同行した社員の名前、訪問先、金額が含まれます。貼り付ける前に、何が入っているかを見てください。

• 口座情報、クレジットカードの番号、マイナンバーは渡さない。用途を問わず、入れない運用にしてください
• 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
• 取引先名が入る場合、社外に出してよい情報かを考える
• 会社として外部のAIを使ってよいか、社内の取り決めを確認する

書き方の分析なら、取引先名を伏せ字にしても成立します。「〇〇商事」を「A社」に置き換えて渡せば、文章の形は変わりません。

システム側の機能で足りるかを先に見る

AIを足す前に、いま使っているサービスに同じ機能がないか確認してください。過去の申請からの入力補助、よく使う申請の登録、領収書の読み取り、規程違反の警告といった仕組みが用意されていることがあります。

システム側でできるなら、その方が確実です。データが外に出ませんし、申請の流れの中で完結します。どんな機能があるかは、提供元の公式サイトやヘルプでご確認ください。

AIを使うのは、システムが埋められない「書く中身を決める部分」だと考えてください。入力を速くする話ではありません。

まず試すなら

自分が過去に通した申請の理由欄を、半年分だけ書き出して渡してみてください。金額も取引先名も伏せたままでできて、1回で終わります。出てきた分類から穴埋めの形を作れば、来月の申請から楽になります。

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