月末になると、請求書の作成と経費の処理で数日が埋まる。小さな会社ほど、この作業を社長や事務の1人が抱えています。
AIで短くできる部分はありますが、金額の計算と、税務の判断は任せられません。できることとできないことを分けて考えます。
任せられる作業と、任せられない作業
| 作業 | AIの向き |
|---|---|
| 請求内容の文面を整える | 向いている |
| 領収書の内容を読み取って一覧にする | 向いている（確認は人が行う） |
| 摘要欄の書き方をそろえる | 向いている |
| 未入金の督促文を作る | 向いている |
| 金額の計算、消費税の計算 | 任せない |
| 勘定科目の最終決定 | 任せない |
| 経費として認められるかの判断 | 任せない |
下3つは、税務の判断にあたります。AIが出した内容は税務上の助言ではありません。判断に迷うものは、顧問税理士に確認してください。
領収書の整理
最も時間を取られるのがここです。画像を読み取れるAIなら、撮影した領収書から日付、店名、金額を取り出せます。
ただし、読み取りは完全ではありません。次の点を確認してください。
- 金額の桁。1,000円と10,000円の読み違いが起きます
- 日付。和暦と西暦、月日の順が入れ替わることがあります
- 手書きの領収書。読み取りの精度が落ちます
- 感熱紙の薄れた文字。読めない部分を推測で埋めることがあります
合計金額を、実際の領収書の束と照合してください。1枚でも金額がずれていると、後の照合作業で原因を探すことになります。入力の手間は減りますが、確認の工程はなくなりません。
読み取りを使う場合も、領収書の原本は保管してください。電子帳簿保存法の要件は保存方法によって異なるため、扱いに迷う場合は顧問税理士に確認してください。読み取った一覧だけを残して原本を捨てる、という運用は避けてください。
なお、会計ソフトに読み取り機能が付いている場合は、そちらを使う方が確実です。仕訳まで連動するためです。
摘要欄の書き方をそろえる
帳簿の摘要欄が、担当者や時期によってばらばらになっていることがあります。「〇〇商事様 打合せ」「打ち合わせ（〇〇商事）」「会議費 〇〇商事」といった具合です。
この状態では、後から「あの取引先にいくら使ったか」を調べられません。過去の摘要欄をAIに渡し、「書き方のパターンを分類してください」と頼むと、実態が見えます。
その上で、「取引先名＋用途」のように書き方を決めてしまいます。決めた形をメモにして、入力する人に渡してください。以降の入力が揃います。
請求書の文面を整える
請求書そのものは会計ソフトで作るとして、添える文面や、作業内容の記載はAIで整えられます。
とくに、作業内容の書き方は重要です。「一式」とだけ書かれた請求書は、後から内訳を聞かれます。作業の記録をAIに渡して、請求書に載せる形に整えさせてください。
作業の記録です。請求書に記載する作業内容の欄を作ってください。 【記録】 （日報や作業メモを貼る） 条件： ・項目ごとに1行 ・お客様が見て何をしたか分かる書き方 ・記録にない作業を足さないでください ・金額と時間数は書かないでください（こちらで入れます）
最後の1行を入れる理由は、AIに数字を作らせないためです。請求に関わる数字は、こちらで確認したものだけを入れてください。
入金の確認を楽にする
請求書を出したあと、入金があったかどうかの照合に時間がかかっていませんか。通帳の記載と請求一覧を見比べる作業です。
手間の原因は、たいてい振込名義の食い違いです。「カ）〇〇」「〇〇ショウジ」のように、請求先の社名と振込名義が一致しません。
請求先の一覧と、入金の名義一覧を並べて渡し、「対応すると思われる組み合わせを挙げてください。判断できないものは分けてください」と頼むと、照合の下ごしらえができます。
ただし、金額の照合まで任せないでください。名義の対応づけまでをAIに任せ、金額が合っているかは会計ソフトか目視で確認します。ここを混同すると、入金済みと未入金を取り違えます。
一度対応表を作っておけば、翌月からはその表を使って照合できます。毎月AIに頼む必要はありません。
未入金の督促
書きにくい文面の代表です。相手との関係を壊さずに、支払いを促す必要があります。
段階を分けて考えてください。
| 段階 | 書き方 |
|---|---|
| 期日から数日 | 行き違いの可能性に触れる。確認のお願いとして書く |
| 2週間ほど | 入金予定日を尋ねる。事情を聞く姿勢で書く |
| 1か月以上 | 記録が残る形で伝える。社内で対応を決めてから出す |
AIに頼むときは、この段階を指定してください。指定しないと、初回から強い文面になることがあります。
3段階目に進む場合は、文面をAIに作らせる前に、社内でどう対応するかを決めてください。法的な手続きに触れる文面は、内容によって意味合いが変わります。必要に応じて専門家に相談してください。
お金の情報を外部のAIに入れてよいか
請求と経理のデータには、取引先名、金額、口座情報、社員の給与が含まれます。ここは特に慎重に扱ってください。
- 口座情報、マイナンバー、給与明細は渡さない。用途を問わず、入れない運用にしてください
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- 顧問税理士と共有しているデータの扱いについて、事前に相談しておく
文面を整えるだけなら、金額を伏せて渡せます。領収書の読み取りのように、データそのものを渡す必要がある作業では、会計ソフト側の機能を使う方が安全です。
まず試すなら
過去1年の摘要欄を渡して、書き方のばらつきを調べさせてみてください。1回で終わる作業ですが、以降の入力が揃います。
経理の作業でAIを使う範囲は、他の業務より狭くなります。数字と判断に関わる部分が多いためです。文面を整える、書き方をそろえる、下ごしらえをする。この3つに絞って使うのが、結果的に早く確実です。
数字を扱う作業ではエクセルの作業をAIで短くする方法、社外に出す書類では見積書と提案書の下書きをまとめています。督促などの文面についてはメール返信の下書きもご覧ください。
ここで扱っていない業務については、どの業務からAIを使い始めるかから探せます。議事録、見積書、メール、資料作成、問い合わせ対応など、作業別に分けてあります。
社内で進めるときの順番は中小企業のためのAI活用 はじめの一歩ガイド、始める前に確かめておくことはAI活用を始める前に確認しておきたいことにまとめています。
AIの使い方を学ぶ教材と業務で使えるツールをまとめて用意したい場合の選択肢として、当社ではライモBizをご案内しています。AI Labは合同会社SOL COMODAが運営する代理店で、本サービスの公式サイトではありません。