会議が終わったあと、そこで決まったことを資料に反映する作業が残ります。会議の記録を見ながら、別の画面で資料を直す。この往復に時間がかかっています。
会議も資料も同じ場所にあるのに、つなぐのは人の作業のままです。ここはAIで短くできます。
本記事はコミュニケーションツールの提供元による公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、会議と資料を同じツールで扱っている会社の進め方について書いています。
会議と資料のあいだで起きていること
| 場面 | 手作業になっている部分 |
|---|---|
| 会議中に決まった変更 | あとで資料を開いて直す |
| 会議で出た宿題 | 記録から拾って、自分のメモへ書き写す |
| 次回の資料 | 前回の続きを思い出すところから始める |
| 共有された添付 | 会話に埋もれて、後から探せない |
4つとも、会議の記録と資料が別のものとして扱われていることから来ています。
会議の記録から、宿題だけを抜き出す
議事録を全部読み返すのは負担です。必要なのは、自分がやることだけであることがほとんどです。
会議の記録です。 【記録】 （文字起こしや議事録を貼る） 次を出してください。 ・作業として発生したものを、担当者ごとに分けて挙げてください ・期限が話されているものは、その期限も書いてください ・担当や期限が決まっていないものは「未定」としてください 記録にない作業を足さないでください。 検討中で終わった話を、決定として書かないでください。
最後の2行が要点です。会議では「やったほうがいいね」で終わった話が多くあります。これを作業として書き出されると、実際には誰もやらない項目が並びます。
次の資料の骨組みを、会議の記録から作る
次回に向けた資料は、前回の会議で出た指摘に答えるものになります。その指摘は記録の中に残っています。
記録をAIに渡して、「次の資料で答えるべき論点を、出た順ではなく重要な順に並べてください」と頼みます。出てきた並びが、そのまま資料の見出しになります。
中身を書かせる必要はありません。骨組みができれば、書く作業は速く終わります。白紙から構成を考える時間がなくなるのが、この使い方の効きどころです。
資料の版が分からなくなる
会議のたびに資料を直していると、どれが最新か分からなくなります。チャットに添付した版と、共有フォルダの版が食い違うこともあります。
これはAIで解決する話ではありません。置き場所を一か所に決めて、チャットにはリンクだけを貼る運用にしてください。添付をやめるだけで、版の食い違いは起きなくなります。
AIが役立つのは、すでに複数の版ができてしまった場合です。2つの版を渡して「違っている箇所を挙げてください」と頼めば、どちらが新しいか判断する材料になります。
チャットで届いた指示を、作業に落とす
会議ではなくチャットで依頼が来ることも増えています。会話の中に混ざるため、依頼されたこと自体を忘れます。
1週間分のやり取りを渡して、「自分宛ての依頼で、まだ返事をしていないもの、対応が終わっていないものを挙げてください」と頼みます。週に一度で構いません。
ただし完全ではありません。「お願いします」と書かれていない依頼は拾えないことがあります。これを唯一の確認手段にせず、拾えた分を消し込む道具として使ってください。
複数の会議にまたがる案件
一つの案件が、定例会議と個別の打ち合わせの両方で進むことがあります。それぞれの記録を見ても、全体像が分かりません。
関係する会議の記録をまとめてAIに渡し、「この案件について、決まったことを時系列で並べてください。後の会議で覆された決定があれば、その旨を書いてください」と頼みます。
「覆された決定」を出させるのが要点です。会議をまたぐと方針が変わっていることがあり、古い決定のまま作業が進む原因になります。
添付ファイルが会話に埋もれる
チャットに直接ファイルを添付すると、会話が進むにつれて上へ流れていきます。「先週もらった資料」を探すために、会話をさかのぼることになります。
ファイルの一覧を見られる機能があれば、そちらを使ってください。名前が「資料.pptx」「最新版.xlsx」のようになっていると、一覧で見ても区別がつきません。
ファイル名の一覧をAIに渡して、「何の資料か分からない名前を挙げてください」と頼むと、直すべきものが出てきます。名前の形は「案件名 資料の種類 日付」のように決めておきます。
なお、すでに共有したファイルの名前を変えると、相手の手元でも表示が変わることがあります。共有中のものは、変える前に影響を確認してください。
会議の内容を外部のAIに入れてよいか
会議の記録には、取引先名、金額、人事の話、公表前の計画が含まれます。録画や文字起こしは、議事録より多くの情報を含みます。雑談も、言い間違いも、そのまま残っています。
- 人事・評価に関する会議の記録は渡さない。用途を問わず、入れない運用にしてください
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- お客様が参加した会議の記録は、自社だけのものではありません
- 録画や文字起こしを社外のサービスに出すことについて、参加者の合意があるか
最後の項目は見落とされがちです。記録を取ること自体は伝えていても、それを社外のサービスで処理することまでは伝えていないことがあります。
システム側の機能で足りるかを先に見る
AIを足す前に、使っているツールに同じ機能がないか確認してください。会議の記録、文字起こし、要約、タスクの登録、ファイルの版の管理といった仕組みが用意されていることがあります。
ツール側の機能で済むなら、その方が確実です。データが外に出ませんし、会議と資料がつながったまま扱えます。どんな機能があるかは、提供元の公式サイトやヘルプでご確認ください。
AIを使うのは、記録から次の資料の骨組みを作る部分です。記録を取ること自体ではありません。
まず試すなら
直近の会議の記録を渡して、宿題だけを担当者ごとに挙げさせてみてください。1回で終わります。「やったほうがいい」で終わった話がいくつあったかも見えてきます。
議事録そのものの作り方は会議の録音からAIで議事録を作る手順、資料づくりは説明資料の下書きをAIで作る手順にまとめています。ほかの業務はどの業務からAIを使い始めるかから探せます。
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