見積書や提案書を作るとき、毎回ゼロから書いている会社は多いと思います。過去の似た案件を探し、コピーして、金額と条件を書き換える。この探す時間と、書き換えの漏れが問題になります。
AIで短くできるのは文章の部分だけです。金額の計算は任せてはいけません。ここを分けて考えると、使いどころがはっきりします。
金額の計算をAIに任せてはいけない理由
先にこの点を書いておきます。生成AIは計算を間違えることがあります。しかも、間違えたときに自信のある文体で答えます。
数量×単価の合計、消費税、値引き後の金額。これらは表計算ソフトの計算式か、見積ソフトに任せてください。AIに出させた数字をそのまま見積書に載せると、後から食い違いが出ます。
見積書のうち、AIに向くのは次の部分です。
| 項目 | AIの向き |
|---|---|
| 金額、数量、合計 | 任せない |
| 品目名、仕様の書き方 | 向いている |
| 備考欄の条件文 | 向いている |
| 提案書の構成と本文 | 向いている |
| お客様への送付メール | 向いている |
過去の見積を材料にする
最も効くのがこの使い方です。過去にうまくいった見積や提案書を2〜3件、AIに読ませてから新しい案件を書かせます。
これは当社が過去に出した提案書です。書き方の特徴を踏まえて、 次の案件の提案書を下書きしてください。 【過去の提案書】 （本文を貼る） 【今回の案件】 ・お客様：〇〇（業種、規模） ・ご要望：〇〇 ・こちらから出す内容：〇〇 ・金額は空欄にしておいてください 過去の提案書にない条件を、勝手に足さないでください。
最後の1行が大切です。これがないと、AIは提案書らしく見せるために、約束していない対応やサポート内容を書き足すことがあります。そのまま送ってしまうと、後から「書いてあった」と言われかねません。
「金額は空欄にしておいてください」も同様です。AIに相場を聞くと、それらしい数字を出してきます。その数字に根拠はありません。
提案書の構成を先に作る
いきなり本文を書かせるより、構成を先に出させた方が手戻りが少なくなります。
「お客様の状況／課題／提案内容／進め方／費用／体制」のような見出しだけを先に出させ、それを見て順番を入れ替えたり、不要な項目を削ったりします。構成が決まってから、章ごとに本文を書かせます。
章ごとに分けて書かせる理由は2つあります。一度に全部書かせると後半が雑になること、そして章単位なら気に入らない部分だけ作り直せることです。
品目名の書き方をそろえる
見積書で後から困るのが、品目名がばらばらになっていることです。同じ作業なのに、担当者によって「現地調査」「事前確認」「下見」と書かれていると、あとから集計できません。
過去1年分の見積をAIに読ませて、「同じ内容を指していると思われる品目名をまとめてください」と頼むと、表記のゆれが一覧で出てきます。これを見ながら、社内で使う名前を決めます。
一度そろえておくと、次の2つが楽になります。
- どの作業でいくら取れているかを、後から集計できる
- AIに見積を書かせるときの精度が上がる（名前が統一されている分、過去の事例を正しく拾える）
仕様の書き方も同じです。「一式」で済ませている項目が多いと、お客様から中身を聞かれたときに答えられません。過去の見積で「一式」になっている項目を洗い出し、中身を書く形に直しておくと、値引き交渉のときに削る対象を説明しやすくなります。
断られた見積も材料になる
通った見積だけでなく、断られた見積も残しておいてください。
通った見積と断られた見積を並べてAIに渡し、「書き方にどんな違いがあるか」を挙げさせると、気づいていなかった傾向が出てくることがあります。説明が短すぎる、条件の但し書きが多い、といった点です。
ただし、これは書き方の傾向であって、断られた理由ではありません。金額や時期やタイミングの方が大きく影響します。AIが挙げた違いを、そのまま受注できなかった原因として扱わないでください。
お客様の情報を外部のAIに入れてよいか
見積や提案書には、取引先の社名、担当者名、こちらの原価、値引きの条件が入ります。これを外部のサービスに貼り付けてよいかは、使い始める前に決めておいてください。
- 入力内容が学習に使われない設定になっているか。業務向けのプランや管理画面の設定で切り替えられる場合があります。利用規約と、データの取り扱いに関する記載を確認してください
- お客様との契約に、情報の取り扱いを定めた条項がないか。第三者のサービスに情報を渡すことが制限されている場合があります
- 原価や仕入先の情報を入れないルールにできないか。提案書の文章を作るだけなら、原価を伝える必要はありません
実務的には、社名を伏せ字にして渡すだけでも、かなりの部分が避けられます。「A社」「製造業・従業員30名」のように置き換えても、文章の品質はほとんど変わりません。
テンプレートを育てる
毎回ゼロから指示を書いていると、かえって時間がかかります。うまくいった指示文は、メモに残して使い回してください。
残しておくとよいのは次のようなものです。
- 自社の書き方の特徴をまとめた文章（口調、よく使う言い回し、避ける表現）
- 案件の種類ごとの構成（新規のお客様向け、既存のお客様向け、など）
- 「これは書かないでください」の一覧（保証、納期の確約、他社との比較など）
3つ目を作っておくと、担当者によって書きぶりがばらつく問題も減ります。
出てきた下書きの確認点
送る前に、次を見てください。
| 見る場所 | よくある問題 |
|---|---|
| 金額、数量、日付 | 計算が合っていない、前の案件の数字が残っている |
| お客様の社名 | 別の会社の名前が混ざっている |
| 対応範囲 | 約束していない作業が書かれている |
| 納期 | 確認していない期間が書かれている |
| 言い切りの表現 | 「〇〇できます」と断定している |
3番目と4番目が特に危険です。提案書は契約前の資料ですが、後から条件を確認する材料として使われます。書いていない方がよいことを書かせていないか、送る前に目を通してください。
どこから始めるか
最初は、提案書の送付メールから試すのが無難です。金額も条件も入らず、失敗しても影響が小さいためです。
そこで使い方の感覚をつかんでから、提案書の本文に進んでください。見積書の金額部分は、最後まで人と計算ソフトの仕事のまま残して構いません。
会議の記録も同じ考え方で短くできます。会議の録音からAIで議事録を作る手順もあわせてご覧ください。どの作業から手をつけるか迷う場合は、中小企業のためのAI活用 はじめの一歩ガイドで整理しています。
ここで扱っていない業務については、どの業務からAIを使い始めるかから探せます。議事録、見積書、メール、資料作成、問い合わせ対応など、作業別に分けてあります。
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