オンライン会議は録画できます。文字起こしも出ます。それなのに、会議のあとに議事録を作る作業は残っています。
録画と文字起こしは材料であって、記録ではありません。材料から記録にする部分が人の作業として残っています。ここはAIで短くできます。
本記事はオンライン会議サービスの提供元による公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、オンライン会議を日常的に使っている会社の進め方について書いています。
録画があるのに、見返されない
録画を残していても、実際に見返す人はほとんどいません。理由ははっきりしています。
| 理由 | 中身 |
|---|---|
| 時間がかかる | 1時間の会議を確認するのに1時間かかる |
| どこにあるか分からない | 目的の発言が何分の位置か分からない |
| 探す手がかりがない | 題名しか付いていない |
録画は「残した」だけでは使えません。探せる形にして初めて役に立ちます。
文字起こしを、そのまま議事録にできない理由
文字起こしは話した言葉をそのまま並べたものです。会議の記録としては読みにくく、量も多すぎます。
そこでAIに整えさせます。ただし、頼み方で結果が大きく変わります。
オンライン会議の文字起こしです。 【文字起こし】 （貼る） 次を出してください。 ・決まったこと ・決まらなかったこと、次回に持ち越したこと ・作業として発生したこと（担当と期限。話されていなければ「未定」） ・出た意見のうち、決定に至らなかったもの 決まったことと、意見として出ただけのことを必ず分けてください。 聞き取れていない箇所は「聞き取り不明」としてください。 推測で補わないでください。
最後の2行が要点です。文字起こしには必ず誤りがあります。それをAIが文脈で埋めようとすると、言っていないことが記録に残ります。
発言が重なった部分は必ず確認する
オンライン会議では、発言が重なることがよくあります。この部分は文字起こしが崩れやすく、誰が何を言ったかが入れ替わることがあります。
金額、納期、担当者が関わる発言は、録画の該当箇所を必ず自分の耳で確認してください。AIが出した要約をそのまま配ると、決まっていないことが決定として伝わります。
確認すべき箇所を絞るために、AIに「担当者名や日付、金額が出てくる発言の位置を挙げてください」と頼んでおくと、聞き直す範囲が短くなります。
参加できなかった人への案内文
議事録をそのまま送っても、出ていない人には経緯が分かりません。結論だけを読むことになり、なぜそうなったかが伝わりません。
議事録を渡して、「この会議に出ていない〇〇部の人向けに、決まったことと、その部署に関係する部分だけをまとめてください」と頼みます。部署ごとに分けたほうが読まれます。
録画のリンクも添えますが、「〇分あたりにその話があります」と位置を書いておくと、実際に見てもらえる確率が上がります。
録画を残すかどうかを先に決める
録画が残っていると、後から内容を確認できる安心感があります。一方で、残した録画には人事の話も雑談も含まれます。
会議の種類ごとに、残すかどうかと保存の期間を決めてください。「とりあえず全部残す」は、あとで管理できなくなります。
議事録ができたら録画は消す、という運用も選択肢です。その場合は議事録の正確さが録音と同じ重さになることを踏まえて、確認の手順を決めてください。
画面共有した資料は、別に残す
画面共有した資料は録画の中に映像として入りますが、そこから文字を取り出すことはできません。後から数字を確認したいときに困ります。
共有した資料は、会議のあとにファイルとして別の場所に置いてください。議事録から参照できるようにしておけば、録画を見返す必要が減ります。
なお、会議中に画面上で修正した内容は、元のファイルには残っていないことがあります。その場で直した数字や文言は、会議のあとにファイルへ反映してください。録画にしか残っていない変更は、後から必ず食い違いを生みます。
議事録を作るときに、AIへ「資料のどの部分について話されていたかを挙げてください」と頼んでおくと、資料のどこを直すべきかが分かります。
社外の人が入る会議での録画
お客様や取引先が参加する会議を録画する場合、始める前に伝えて、了解を得てください。サービス側が通知を出す場合もありますが、それとは別に一言添えるほうが丁寧です。
さらに、その録画を外部のAIで処理することについても、別の了解が要ります。録画を取ることは伝えていても、社外のサービスに出すことまでは伝えていないことがほとんどです。
迷う場合は、社外の人が入る会議では自分のメモだけをAIに渡す形にしてください。それでも要点の整理はできます。
録画や文字起こしを外部のAIに入れてよいか
- 人事・評価に関する会議の記録は渡さない。用途を問わず、入れない運用にしてください
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- 社外の人が参加した会議は、参加者の合意を先に取る
- 文字起こしには雑談も言い間違いもそのまま残っています。貼る前に中身を見てください
社内だけの会議から始めるのが安全です。そこで使い方が固まってから、範囲を広げるかを考えてください。
システム側の機能で足りるかを先に見る
AIを足す前に、使っているサービスに同じ機能がないか確認してください。録画、文字起こし、自動の要約、章分け、検索といった仕組みが用意されていることがあります。
サービス側の機能で済むなら、その方が確実です。データが外に出ませんし、録画の該当箇所にすぐ移動できます。どんな機能があるかは、提供元の公式サイトやヘルプでご確認ください。
AIを使うのは、出てきた要約を、配る相手ごとに作り直す部分です。
まず試すなら
社内だけの会議の文字起こしを1本渡して、決まったことと意見を分けさせてみてください。自分の記憶と食い違う箇所があれば、そこが会議で曖昧だった部分です。
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