Chatworkを使う会社のAI活用｜やり取りの要約

ビジネスチャットを入れてメールは減ったが、今度は「あの件、どこで決まったんだっけ」が増えた。グループを遡っても見つからない。

チャットは会話が速く進む反面、決まったことが流れて消えます。ここがAIで埋められる部分です。

本記事はビジネスチャットの提供元による公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、ビジネスチャットを使っている会社の進め方について書いています。

チャットで失われるもの

メールと比べたとき、チャットには次の弱さがあります。

	メール	チャット
1件の情報量	まとまっている	断片的
決定事項	件名と本文に残る	会話に埋もれる
後から探す	件名で辿れる	言葉を覚えていないと探せない
速さ	遅い	速い

速さと引き換えに、「まとまった記録」を失っています。AIは、この失われた部分を後から作り直せます。

長いやり取りから決定事項を拾う

最も効く使い方です。案件が一段落したら、そのグループのやり取りをコピーして渡します。

チャットのやり取りです。要点をまとめてください。

【やり取り】
（該当期間をコピーして貼る）

・決まったこと
・決まらなかったこと、保留になったこと
・次にやること（できれば担当と期限も）
・相手から出た要望や懸念

決まったことと、意見として出ただけのことは分けて書いてください。
担当や期限が書かれていない場合は「記載なし」としてください。
推測で補わないでください。

最後の2行が要点です。チャットは言葉が短く、文脈が省略されます。それを埋めようとしてAIが推測すると、言っていない担当者名や期限が生まれます。

出てきた要約は、そのグループに貼り戻しておくと、次に探す人が助かります。

「決まったこと」をどこに残すか

要約を作っても、チャットの中に置けばまた流れます。残す場所を決めてください。

• 共有フォルダに案件ごとのファイルを作る
• 業務アプリやスプレッドシートの1行にする
• チャットの概要欄やピン留めを使う（機能の有無は提供元でご確認ください）

どれでも構いませんが、「決定事項はここを見る」と全員が分かる場所を1つに決めることが大切です。場所が複数あると、結局どこにも残りません。

返信の下書きに使う

チャットは短く速く返すものなので、AIで下書きを作る場面は限られます。ただし次の場合は使えます。

• 断りの連絡。短くても角が立たない言い回しを探すのに時間がかかる
• 説明が長くなる回答。手順を順序立てて書く必要がある
• 複数の相手に同じ内容を伝える。相手ごとに少し変える

逆に、日常の短いやり取りをAIに書かせるとかえって遅くなります。「了解しました」を作るのにAIを開く必要はありません。AIを使う場面を絞ることも、使い方の一部です。

タスクの取りこぼしを減らす

チャットで依頼されたことは、忘れられやすいという問題があります。会話の中に混ざるためです。

1週間分のやり取りを渡して、「依頼されたまま返事をしていないもの、対応が完了していないものを挙げてください」と頼むと、取りこぼしが見えます。

週に一度これをやるだけで、抜けが減ります。ただし完璧ではありません。「お願いします」と書かれていない依頼は拾えないことがあります。AIの結果を唯一の確認手段にしないでください。拾えたものを消し込む道具として使い、拾えなかったものは従来どおり自分で追う、という併用が現実的です。

やり取りを外部のAIに入れてよいか

チャットには、取引先とのやり取り、金額の相談、社内の人事の話が混ざります。コピーして貼る前に、何が含まれているかを見てください。

• 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
• お客様が参加しているグループの内容を、社外に出してよいか
• 社員の評価や処遇に関する会話が混ざっていないか

2つ目が特に注意です。お客様と同じグループでやり取りしている場合、その内容は自社だけのものではありません。要約を作るなら、社内メンバーだけのグループから始めてください。

グループが増えすぎたとき

案件ごとにグループを作っていると、数が増えて管理できなくなります。終わった案件のグループが残り、どれが動いているか分からなくなる状態です。

グループ名の一覧を書き出してAIに渡し、「似た名前のもの、同じ案件を指していると思われるものをまとめてください」と頼むと、重複が見えます。命名の規則が決まっていない場合は、そのばらつきも出てきます。

整理するときは、名前の付け方を先に決めてください。「お客様名＋案件名」のように形を揃えておくと、後から探せます。すでにあるグループの名前を変えるかどうかは、参加者への影響を確認してから決めてください。

議事録とは分けて考える

会議の議事録と、チャットの要約は似ていますが、扱いが違います。

	会議の議事録	チャットの要約
元の記録	録音（消してよい）	チャットに残る
目的	決まったことを確定する	後から探せるようにする
正確さ	高く保つ必要がある	元を辿れるので多少は許容できる

チャットの要約は「探すための目次」と考えてください。細部が気になれば元のやり取りを見ればよいので、議事録ほど厳密に作り込む必要はありません。逆に言えば、元のやり取りが消える設定にしている場合は、要約の正確さが議事録と同じ重さになります。保存期間の設定を確認しておいてください。

まず試すなら

社内メンバーだけのグループで、先週1週間分を渡して「決まったこと」をまとめさせてみてください。取引先が入っていないグループなら、情報の扱いも気にせず試せます。出てきた要約を読んで、自分の記憶と食い違う点があれば、そこが元のやり取りで曖昧だった箇所です。

会議の記録は会議の録音からAIで議事録を作る手順、メールの文面はメール返信の下書きをAIに任せる手順にまとめています。ほかの業務はどの業務からAIを使い始めるかから探せます。

社内で進めるときの順番は中小企業のためのAI活用 はじめの一歩ガイド、始める前に確かめておくことはAI活用を始める前に確認しておきたいことにまとめています。

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