会計ソフトを入れたのに、月末の作業が思ったほど減っていない。請求書は数クリックで出せるようになったが、お客様に送る文面を考える時間と、入金の照合に時間がかかっている。
ここがAIの出番です。会計ソフトが得意なのは計算と記録で、苦手なのは文章と判断の下ごしらえです。その境目を整理します。
本記事はfreee株式会社の公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、会計ソフトを使っている会社の業務の進め方について書いています。
ソフトで完結する作業と、外に出る作業
月末の請求業務を分けると、次のようになります。
| 作業 | どこで終わるか |
|---|---|
| 金額の計算、消費税 | ソフトの中で完結 |
| 請求書の発行、送付 | ソフトの中で完結 |
| 帳簿への記録 | ソフトの中で完結 |
| 作業内容をどう書くか | 人が考えている |
| 送付メールの文面 | 人が考えている |
| 入金の名義が誰か判断する | 人が見比べている |
| 督促をどう書くか | 人が悩んでいる |
下4つが、ソフトを入れても残っている作業です。ここが月末の残業の正体になっていることが多いところです。
請求書の作業内容を書く
「一式」とだけ書いた請求書は、後から内訳を聞かれます。かといって毎回詳しく書くのは手間です。
作業の記録をAIに渡して、請求書に載せる形に整えさせてください。
今月の作業記録です。請求書に記載する作業内容の欄を作ってください。 【記録】 （日報や作業メモを貼る） 条件： ・項目ごとに1行 ・お客様が見て何をしたか分かる書き方 ・記録にない作業を足さないでください ・金額と時間数は書かないでください（こちらで入れます）
最後の1行が大切です。請求に関わる数字は、会計ソフトで計算したものだけを使ってください。AIに金額を出させると、それらしい数字を返します。
入金の照合を楽にする
通帳の記載と請求一覧を見比べる作業です。手間の原因は、振込名義が請求先の社名と一致しないことにあります。「カ）〇〇」「〇〇ショウジ」のような記載です。
請求先の一覧と、入金の名義一覧を並べてAIに渡し、「対応すると思われる組み合わせを挙げてください。判断できないものは分けてください」と頼みます。一度対応表を作れば、翌月からはその表で照合できます。
ただし、金額の照合まで任せないでください。名義の対応づけまでをAIに、金額が合っているかは会計ソフトか目視で確認します。ここを混同すると、入金済みと未入金を取り違えます。
摘要の書き方をそろえる
帳簿の摘要欄が、担当者や時期によってばらばらになっていることがあります。「〇〇商事様 打合せ」「打ち合わせ（〇〇商事）」「会議費 〇〇商事」といった具合です。
この状態では、後から「あの取引先にいくら使ったか」を調べられません。過去の摘要欄をAIに渡し、「書き方のパターンを分類してください」と頼むと、実態が見えます。
その上で、「取引先名＋用途」のように書き方を決めてしまいます。決めた形をメモにして、入力する人に渡してください。以降の入力が揃い、集計できるようになります。
督促の文面を段階で分ける
書きにくい文面の代表です。相手との関係を壊さずに、支払いを促す必要があります。
| 段階 | 書き方 |
|---|---|
| 期日から数日 | 行き違いの可能性に触れる。確認のお願いとして書く |
| 2週間ほど | 入金予定日を尋ねる。事情を聞く姿勢で書く |
| 1か月以上 | 記録が残る形で伝える。社内で対応を決めてから出す |
AIに頼むときは、この段階を指定してください。指定しないと、初回から強い文面になることがあります。3段階目に進む場合は、文面を作る前に社内で対応を決め、必要に応じて専門家に相談してください。
月次の振り返りに使う
会計ソフトはレポートを出せますが、「なぜそうなったか」は書いてくれません。ここは人が考える部分ですが、考える材料を整えるのはAIに任せられます。
たとえば、月ごとの経費の明細を渡して「先月と比べて大きく変わっている項目を挙げてください」と頼みます。数字の比較そのものは表計算でもできますが、摘要の文章まで含めて「何が起きたか」を拾わせると、気づきにくい変化が出てきます。
ただし、出てきた内容を鵜呑みにしないでください。AIは数字を取り違えることがあります。挙がった項目を、ソフトの画面で確認するという進め方にしてください。
会計のデータを外部のAIに入れてよいか
ここは慎重に扱ってください。会計ソフトの中には、取引先名、金額、口座情報、社員の給与が入っています。
- 口座情報、マイナンバー、給与明細は渡さない。用途を問わず、入れない運用にしてください
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- 顧問税理士と共有しているデータの扱いについて、事前に相談しておく
実務上は、金額を伏せても用が足りる場面が多くあります。請求書の文面を作らせるだけなら金額は要りませんし、摘要の分類も社名を伏せてできます。
ソフトの機能で足りるかを先に見る
AIを足す前に確認したいことがあります。使っている会計ソフトに、その機能が既にあるかもしれません。
領収書の読み取り、入金の自動消込、定型文の登録といった機能は、ソフト側で用意されていることがあります。ソフトの機能で済むなら、その方が確実です。データがソフトの外に出ませんし、仕訳まで連動します。
AIを使うのは、ソフトの機能では埋まらない「文章を考える部分」だと考えてください。どんな機能があるかは、提供元の公式サイトやヘルプで確認してください。
まず試すなら
過去1年の摘要欄を渡して、書き方のばらつきを調べさせてみてください。金額を渡さずにできて、1回で終わる作業ですが、以降の入力が揃います。
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