業務アプリを自分たちで作れるようになったが、アプリが増えすぎて、どこに何が入っているか分からなくなってきた。日報の入力欄も、埋めるだけで時間がかかる。
この2つは、AIで手が入る部分です。入力そのものではなく、「何を集めるか」を決める作業と、集めたものを読み返す作業が短くなります。
本記事はサイボウズ株式会社の公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、業務アプリを使っている会社の進め方について書いています。
アプリが増える原因
自分たちで作れる道具は、作りやすいぶん増えます。よくある状態です。
- 似た内容のアプリが3つあり、どれが最新か分からない
- 作った人が辞めて、項目の意味が分からない
- 使われていないアプリが残っている
- 同じ情報を複数のアプリに入力している
この整理にAIが使えます。アプリの一覧と、それぞれの項目名を書き出して渡し、「同じ内容を扱っていると思われるアプリを挙げてください」と頼みます。重複が見えてきます。
出てきた一覧は人が確認してください。名前が似ていても用途が違う場合があります。統合するかどうかは、使っている人に聞いてから決めます。
日報の入力欄を減らす
入力に時間がかかる原因は、たいてい項目が多すぎることです。
過去1か月分の入力内容をAIに渡して、「毎回ほぼ同じ内容しか入っていない項目を挙げてください」と頼むと、形骸化している欄が出てきます。
次の観点で削ってください。
- 読んだ人が何かをする項目か。読まれるだけで終わる項目は、なくても困りません
- 他のアプリにある情報ではないか。二重入力になっていないか
- 毎日変わる項目か。同じことしか入らない欄は、月に一度で足ります
項目を減らしてから、残った部分にAIを使ってください。入力欄が多いまま自動化すると、意味のない記録を速く作るだけになります。
新しいアプリを作る前に項目を整理する
アプリを作るとき、いきなり画面を作り始めると、後から項目を足すことになります。先に整理しておくと手戻りが減ります。
業務アプリの項目を設計したいので、整理を手伝ってください。 【やりたいこと】 ・〇〇の記録を残して、後から〇〇を確認できるようにしたい 【いま紙やメールでやっていること】 （現状のやり方を書く） 次を出してください。 ・必要になりそうな項目と、その型（文字・数値・日付・選択肢） ・選択肢にすべき項目と、その候補 ・後から集計するなら、どの項目を必須にすべきか 実際の運用で不要になりそうな項目があれば、その理由も書いてください。
最後の1行が効きます。AIは「あると便利そうな項目」を並べがちです。削る観点を同時に出させると、現実的な設計になります。
溜まったデータを読み返す
業務アプリの価値は、記録が溜まることにあります。ただし溜めただけで読み返していない会社が多く見られます。
3か月分のレコードを書き出してAIに渡し、次のように頼んでみてください。
- 繰り返し出てくる困りごとを挙げてください
- 対応が途中で止まったまま終わっている案件を挙げてください
- 同じお客様から複数回出ている要望をまとめてください
2つ目で、忘れられていた案件が見つかることがあります。集計機能では数えられますが、文章の中身までは読んでくれません。そこがAIの使いどころです。
ただし、日付や件数を取り違えることがあります。挙がった案件は、アプリの画面で確認してください。
入力する文章を楽にする
選択肢や数値の欄は入力が早いのですが、自由記述の欄で手が止まります。
外回りが多いなら、移動中に音声でメモを取り、事務所でAIに整えさせる進め方があります。「次のメモから、日報の記入欄に入れる文章を作ってください。事実だけを書き、感想や決意を表す文は入れないでください」と指定します。
後半の指定が大切です。これがないと、「今後も丁寧に対応してまいります」のような、誰も確認できない一文が入ります。それが積み重なると、読む人がいなくなります。
入力データを外部のAIに入れてよいか
業務アプリには、顧客名、商談の内容、社員の記録が入っています。書き出して外部のサービスに渡す前に、次を確認してください。
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- お客様との契約に、情報の取り扱いを定めた条項がないか
- 社員の評価に関わる記述を含む場合、その扱いについて社内で合意があるか
実務上は、社名と個人名を伏せて渡すだけで、多くの用途は足ります。「A社」「担当者B」に置き換えても、傾向を調べる目的には支障ありません。書き出すときに、伏せる列をあらかじめ決めておくと、毎回の手間が減ります。
連携機能で足りるかを先に見る
業務アプリには、外部サービスと連携する仕組みが用意されていることがあります。プラグインや連携サービスで実現できるなら、その方が運用は楽です。
ただし、連携を増やすほど、動かなくなったときに原因を追いにくくなります。月に数回の作業なら、手でコピーして貼る方が結果的に確実な場合もあります。
どんな連携ができるかは、提供元の公式サイトでご確認ください。本記事では、連携の有無にかかわらず使える進め方を書いています。なお、連携を組む前に、その作業が月に何回発生するかを数えてください。月1〜2回なら、仕組みを作る手間の方が大きくなることがあります。
まず試すなら
日報アプリの過去1か月分を書き出して、「毎回ほぼ同じ内容しか入っていない項目」を挙げさせてみてください。社名を伏せてもできて、その日のうちに結果が出ます。削る候補が出たら、その項目を実際に使っている人に確認してから外してください。
日報そのものの書き方は日報と週報をAIで短時間で書く方法、手順を残す話は作業手順書をAIで作る手順にまとめています。ほかの業務はどの業務からAIを使い始めるかから探せます。
社内で進めるときの順番は中小企業のためのAI活用 はじめの一歩ガイド、始める前に確かめておくことはAI活用を始める前に確認しておきたいことにまとめています。
AIの使い方を学ぶ教材と業務で使えるツールをまとめて用意したい場合の選択肢として、当社ではライモBizをご案内しています。AI Labは合同会社SOL COMODAが運営する代理店で、本サービスの公式サイトではありません。