経費精算をクラウドにしたのに、申請が戻ってくる。「この費用は何の目的か」が書かれていない、勘定科目が毎回違う、領収書の但し書きと申請内容が合わない。差し戻しのたびに、経理と申請者の両方に手間がかかります。
この詰まりは、システムでは解けません。書き方が決まっていないことが原因だからです。ここはAIで整えられます。
本記事は株式会社マネーフォワードの公式情報ではありません。機能や仕様については提供元の公式サイトでご確認ください。ここでは、クラウド会計を使っている会社の業務の進め方について書いています。
差し戻しが起きる3つの原因
| 原因 | 起きること |
|---|---|
| 目的が書かれていない | 経理が申請者に確認する往復が発生する |
| 科目の判断が人によって違う | 同じ費用が別の科目に入り、集計が合わなくなる |
| 書き方に決まりがない | 毎回ゼロから考えるので時間がかかる |
3つとも、「何を書けばよいか」が決まっていないことから来ています。システムの入力欄を埋めることはできても、中身の基準がないのです。
過去の申請から書き方の型を作る
まず現状を知ります。過去半年の申請内容（摘要・目的の欄）を書き出してAIに渡します。
経費申請の摘要欄の記載です。 【内容】 （半年分を貼る。金額は不要） 次を出してください。 ・書き方のパターンを分類してください ・同じ種類の費用なのに、書き方が違っているものを挙げてください ・経理が見て目的が分からないと思われるものを挙げてください 貼った内容にない申請を作らないでください。
出てきた分類をもとに、費用の種類ごとの書き方の見本を作ります。「交通費なら〔訪問先〕＋〔用件〕」「会議費なら〔相手〕＋〔目的〕」といった形です。
この見本を配るだけで、差し戻しは減ります。申請者は毎回考えなくてよくなり、経理は確認の往復が減ります。
科目の判断は人が決めて、型に落とす
勘定科目をAIに判断させないでください。AIが出した科目は、税務上の判断ではありません。会社の方針や、顧問税理士との取り決めが反映されていません。
代わりに、すでに決まっている判断を一覧にする作業をAIに手伝わせます。過去の仕訳を渡して「同じ費用がどの科目に入っているか、ばらつきを挙げてください」と頼むと、判断が揺れている箇所が出てきます。
その一覧を持って顧問税理士に相談し、会社としての基準を決めてください。決まったら、それを申請画面の説明文やマニュアルに反映します。
月次の振り返りを言葉にする
クラウド会計はレポートを出せますが、「なぜそうなったか」は書いてくれません。ここは人が考える部分ですが、材料を整えるのはAIに任せられます。
月ごとの経費の明細（摘要つき）を渡して、「先月と比べて大きく変わっている項目を挙げ、摘要の内容から何が起きたと読めるかを書いてください」と頼みます。数字だけなら表計算でも比べられますが、文章の中身まで読んで理由を拾えるのがAIの利点です。
ただし、出てきた内容は必ず画面で確認してください。AIは数字を取り違えることがあります。挙がった項目を見に行くきっかけとして使うのが正しい使い方です。
承認する側の負担も見る
差し戻しの話は申請する側の視点で語られがちですが、承認する側にも負担があります。1件ずつ内容を読み、規程に合っているかを判断し、合わなければ理由を書いて戻す。これが毎月何十件も続きます。
差し戻しの理由を過去分まとめてAIに渡し、「同じ理由で戻しているものを、多い順に挙げてください」と頼んでください。上位3つを潰せば、承認の手間はかなり減ります。
よくあるのは「目的が書かれていない」「領収書の但し書きと内容が合わない」「上限を超えているのに理由がない」の3つです。どれも、申請画面の説明文を1行足すだけで減らせます。
規程の内容を分かる言葉にする
経費精算規程を作っていても、読まれていないことが多くあります。条文の形で書かれていると、必要なときに探せません。
規程をAIに渡して、「申請する人が知りたいことを、よくある質問の形にしてください」と頼むと、実用的な案内になります。「駐車場代は申請できますか」「上限はいくらですか」といった形です。
できた質問と回答は、規程を変えずに、案内として配ってください。規程そのものを書き換えると、承認の手続きが必要になります。案内であれば、分かりにくい箇所が見つかるたびに直せます。
会計データを外部のAIに入れてよいか
経費のデータには、取引先名、社員名、金額、口座情報が含まれます。
- 口座情報、マイナンバー、給与明細は渡さない。用途を問わず、入れない運用にしてください
- 入力した内容が学習に使われない設定になっているか（利用規約とデータの取り扱いに関する記載を確認する）
- 社員名が入る場合、その扱いについて社内で合意があるか
書き方の分析なら、金額と社員名を外しても成立します。摘要の文章だけを渡せば、パターンの分類はできます。
システム側の機能を先に確認する
AIを足す前に、使っているサービスに同じ機能がないか見てください。申請時の入力補助、科目の自動提案、規程違反の警告といった仕組みが用意されていることがあります。
システム側でできるなら、その方が確実です。データが外に出ませんし、申請の流れの中で完結します。どんな機能があるかは、提供元の公式サイトやヘルプでご確認ください。
AIを使うのは、システムの機能では埋まらない「書き方の基準を作る部分」だと考えてください。
まず試すなら
過去半年の摘要欄を渡して、書き方のばらつきを調べさせてみてください。金額も社員名も渡さずにできて、1回で終わります。出てきた分類から書き方の見本を作れば、以降の差し戻しが減ります。
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