月末になると、請求書の作成と経費の処理で数日が埋まる。小さな会社ほど、この作業を社長や事務の1人が抱えています。 AIで短くできる部分はありますが、金額の計算と、税務の判断は任せられません。できることとできないことを分けて考えます。 任せられ...

取引先から送られてきた契約書を、そのまま押印していませんか。読んではいるが、どこを見ればよいか分からないまま進んでいる、という会社は多いと思います。 AIは、この作業を手伝えます。ただし法律の判断をさせることはできません。何ができて何ができ...

ホームページの更新が止まっている。SNSも半年放置している。AIを使えば毎日書けるのではないか、という相談をよく受けます。 書く作業自体は確かに速くなります。ただし量を増やすことが目的になると、たいてい失敗します。先にそこを整理してから、使い...

表計算ソフトの作業で時間を取られるのは、関数の書き方を調べる時間と、もらったデータを整える時間です。どちらもAIで短くできます。 ただし、計算そのものをAIにさせてはいけません。この区別が分かれ目になります。 計算を任せてはいけない理由 「この...

問い合わせの電話やメールに、毎日1〜2時間取られている。しかも聞かれる内容の大半は、同じような質問。中小企業では珍しくない状態です。 この作業はAIで短くできますが、チャットボットを入れることから始めない方がうまくいきます。順を追って説明しま...

「あの作業はAさんしかできない」という状態を、どこの会社も抱えています。手順書を作ろうとしても、Aさん自身が忙しく、書く時間が取れません。 AIが効くのはここです。Aさんに書いてもらうのではなく、話してもらって、それを手順書の形に起こします。1...

日報に毎日20分かかっている。週報のために日報を読み返すのに1時間かかる。どちらもAIで短くできますが、その前に考えておきたいことがあります。 日報をAIに書かせると、読む価値のない文章が量産されることがあります。先にこの落とし穴を押さえてから...

求人を出しても応募が来ない。同じ内容で出し続けているが反応が変わらない。中小企業の採用でよく聞く話です。 求人票の文章を見直す作業は、AIが手伝える部分が大きいところです。ただし書いてはいけない表現が法律で定められているため、その確認は人が...

1日に何十通もメールを書いていると、文面を考える時間が積み重なります。とくに、断りの連絡、日程の調整、お詫びの一報は、書き出しで手が止まります。 このあたりはAIで短くなります。ただしそのまま送れる文面が出てくるわけではありません。下書きと...

見積書や提案書を作るとき、毎回ゼロから書いている会社は多いと思います。過去の似た案件を探し、コピーして、金額と条件を書き換える。この探す時間と、書き換えの漏れが問題になります。 AIで短くできるのは文章の部分だけです。金額の計算は任せてはい...